Zatrudnienie pierwszej osoby to ogromny kamień milowy. Twoja firma rośnie, a Ty możesz wreszcie oddelegować część zadań! Jednak wraz z podpisaniem umowy o pracę, wchodzisz w zupełnie nową rolę – stajesz się szefem. Dla wielu przedsiębiorców to moment pełen stresu i pytań o to, z czym to się właściwie wiąże.
Jako Twoja księgowa i doradca doskonale wiem, że prawo pracy bywa zawiłe. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) rzadko wybacza błędy, a ich skutki bywają bardzo kosztowne. Dlatego przygotowałam ten praktyczny poradnik. Wyjaśnię Ci bez zbędnego żargonu, jakie obowiązki ma pracodawca, byś mógł skupić się na rozwoju biznesu, a nie na strachu przed kontrolą.
Wynagrodzenia: Tutaj nie ma miejsca na elastyczność
Zacznijmy od kwestii najważniejszej, bo dotyczącej firmowych pieniędzy. Zarządzanie płacami to obszar, w którym musisz działać jak szwajcarski zegarek. To, jakie obowiązki ma pracodawca w zakresie wypłat, nie podlega żadnym negocjacjom.
Pensję musisz wypłacać co najmniej raz w miesiącu, w stałym, z góry ustalonym terminie. Prawo mówi jasno (potwierdza to art. 85 Kodeksu pracy), że wypłata musi nastąpić najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca.
Wskazówka z życia wzięta: Jeśli zapisałeś w umowie, że wypłacasz pensję do 10. dnia miesiąca, to znaczy, że tego dnia pieniądze muszą już leżeć na koncie pracownika. Przelew zrobiony 10. wieczorem to formalnie spóźnienie! A jeśli 10. wypada w sobotę lub niedzielę? Pieniądze musisz wysłać wcześniej – tak, by dotarły do pracownika w piątek.
Oczywiście Twoim obowiązkiem jako płatnika jest również bezbłędne wyliczenie wynagrodzenia brutto/netto, potrącenie zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ZUS. Błędy w tym obszarze obciążają firmę, a nie pracownika.
Pierwsze 7 dni: Informacja, która chroni przed mandatem
Większość nowych szefów pamięta o badaniach lekarskich i umowie, ale zapomina o jednym niepozornym świstku papieru. Masz zaledwie 7 dni od momentu rozpoczęcia pracy przez pracownika, aby przekazać mu na piśmie tzw. informację o warunkach zatrudnienia.
Musisz w niej określić m.in.:
-
Jaka jest dobowa i tygodniowa norma czasu pracy.
-
Kiedy i w jaki sposób wypłacasz wynagrodzenie.
-
Jaki wymiar urlopu przysługuje pracownikowi.
-
Jak długi jest okres wypowiedzenia.
Brak tego dokumentu w teczce osobowej to jeden z najczęstszych “haczyków”, na których inspektorzy PIP łapią młodych stażem pracodawców.
Organizacja pracy, zdrowie i szkolenia BHP
Rozważając, jakie obowiązki ma pracodawca, nie można zapomnieć o codziennym funkcjonowaniu biura. Musisz zorganizować pracę w taki sposób, aby była ona bezpieczna i efektywna.
-
Badania lekarskie: Pracownik nie może rozpocząć pracy bez zaświadczenia od lekarza medycyny pracy o braku przeciwwskazań. Badania wstępne, okresowe i kontrolne zawsze opłacasz Ty.
-
Szkolenia BHP: Nawet jeśli Twoi pracownicy pracują wyłącznie przed komputerem w klimatyzowanym biurze, muszą przejść wstępne szkolenie BHP.
-
Równe traktowanie: To fundament nowoczesnego biznesu. Masz obowiązek przeciwdziałać dyskryminacji i mobbingowi. Dbanie o zdrową atmosferę to nie tylko wymóg prawny, ale też najlepszy sposób na zatrzymanie talentów w firmie.
Dokumentacja kadrowa – co z tymi teczkami?
Prowadzenie akt osobowych potrafi przyprawić o zawrót głowy. Każdy pracownik musi mieć założoną swoją imienną teczkę, podzieloną na odpowiednie części (A, B, C, D). Zbiera się tam wszystko: od kwestionariusza osobowego, przez wnioski urlopowe, aż po ewentualne kary porządkowe.
Pamiętaj o bezpiecznym przechowywaniu! Akta zawierają dane wrażliwe (RODO). Zgubienie takich dokumentów to potężny problem. Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku musisz przechowywać przez 10 lat od końca roku, w którym rozwiązano umowę o pracę.
Dlaczego warto o tym pamiętać? Koszty błędów
Zatrudnianie ludzi opiera się na zaufaniu, ale podlega ścisłej kontroli. Brak wiedzy o tym, jakie obowiązki ma pracodawca, może dotkliwie uderzyć w firmowy budżet. Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy, za rażące naruszenia praw pracowniczych (takie jak praca “na czarno”, brak akt osobowych czy nieterminowe wypłaty) inspektor może nałożyć grzywnę w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.
Nie musisz jednak zostawać ekspertem od kadr! W Biurze Rachunkowym Finansowy Partner zdejmujemy z przedsiębiorców ten ciężar. Pilnujemy terminów, badamy zgodność dokumentów z prawem i rozliczamy wypłaty, abyś Ty mógł spać spokojnie.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Oto krótka ściąga z wiedzy, o którą najczęściej pytacie w naszym biurze.
Q: Co muszę załatwić pierwszego dnia pracy nowego pracownika? A: Zanim pracownik usiądzie do biurka, musisz podpisać z nim umowę o pracę na piśmie, mieć w ręku jego orzeczenie od lekarza medycyny pracy oraz upewnić się, że przeszedł szkolenie wstępne BHP. Masz też 7 dni na zgłoszenie go do ZUS.
Q: Czy mogę obciążyć pracownika finansowo za pomyłkę? A: Prawo pracy silnie chroni pensję pracownika. Kary pieniężne możesz nakładać tylko w bardzo specyficznych przypadkach (np. stawienie się do pracy po alkoholu, nieprzestrzeganie przepisów BHP). Za zwykły, ludzki “błąd w sztuce” możesz zastosować upomnienie lub naganę, ale nie możesz ot tak uciąć mu wypłaty.
Q: Kiedy dokładnie muszę wydać świadectwo pracy? A: Masz obowiązek wydać je dokładnie w dniu, w którym rozwiązuje się lub wygasa umowa o pracę. Co ważne: nie wolno Ci wstrzymywać wydania świadectwa np. dlatego, że pracownik jeszcze nie oddał służbowego laptopa!
Q: Czy pracodawca ponosi koszty narzędzi do pracy zdalnej? A: Tak. Jeśli umawiacie się na pracę zdalną, Twoim obowiązkiem jest zapewnienie pracownikowi odpowiednich narzędzi (laptop, telefon) lub wypłacenie ekwiwalentu za używanie jego własnego sprzętu, a także ryczałtu pokrywającego koszty prądu i internetu.
Q: Czy mogę zatrudnić kogoś na okres próbny “na słowo”? A: Zdecydowanie nie! W prawie pracy każda umowa – nawet na najkrótszy okres próbny – musi być zawarta na piśmie. Brak umowy to nielegalne zatrudnienie, za które grożą ogromne kary finansowe.