Decyzja o czasowym zamrożeniu biznesu nigdy nie należy do łatwych. Zazwyczaj wiąże się ze spadkiem zamówień, problemami zdrowotnymi lub po prostu chęcią zrobienia dłuższej przerwy. Sytuacja komplikuje się jednak, gdy nie działasz w pojedynkę.
W moim biurze rachunkowym często słyszę pytanie: “Pani Doroto, czy mogę po prostu złożyć wniosek do CEIDG, jeśli mam ludzi na etacie?”. Temat zawieszenie działalności a pracownicy obniża temperaturę w niejednym gabinecie. Prawo stawia tu jasne granice, ale daje też furtki, o których wielu przedsiębiorców nie ma pojęcia.
Przygotowałam dla Ciebie poradnik, w którym krok po kroku wyjaśniam, jak pogodzić czasowe zamknięcie firmy z prawami Twojego zespołu.
Brutalna zasada i jeden ratujący wyjątek
Zacznijmy od najważniejszego faktu, który musisz przyswoić. Zgodnie z ogólną zasadą: nie możesz zawiesić działalności gospodarczej, jeśli zatrudniasz pracowników na podstawie umowy o pracę, umowy powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. System CEIDG po prostu odrzuci Twój wniosek. Aby zamrozić firmę, musisz najpierw rozstać się z załogą, zachowując przy tym wszystkie okresy wypowiedzenia i zasady określone w Kodeksie pracy.
Ale prawo (w tym przypadku Prawo przedsiębiorców) przewiduje jeden, niezwykle ważny wyjątek.
Możesz zawiesić firmę, jeśli zatrudniasz WYŁĄCZNIE pracowników przebywających na:
-
urlopie macierzyńskim,
-
urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,
-
urlopie wychowawczym,
-
urlopie rodzicielskim.
Warunek? Osoby te nie mogą łączyć tego urlopu z wykonywaniem pracy (nawet na ułamek etatu). Jeśli cała Twoja kadra zajmuje się obecnie wychowywaniem maluchów, droga do zawieszenia firmy stoi otworem.
Ciekawostka: W relacji zawieszenie działalności a pracownicy kryje się pewna finansowa pułapka, o której zapomina 80% początkujących przedsiębiorców. Wyobraź sobie, że zawiesiłeś firmę, bo Twoja jedyna pracownica jest na urlopie rodzicielskim. Firma „śpi” na czas nieokreślony. Nagle urlop pracownicy dobiega końca, a firma nadal jest zawieszona. Co wtedy? Zgodnie z art. 81 Kodeksu pracy, musisz wypłacać jej tzw. wynagrodzenie postojowe! Pracownica zgłasza gotowość do pracy, a to Ty (z powodu zawieszenia) nie możesz jej tej pracy zapewnić. Brak przychodów w firmie nie zwalnia Cię z obowiązku wypłaty postojowego aż do momentu odwieszenia działalności lub formalnego zwolnienia pracownika.
Co z resztą zespołu? Jak przygotować się do zawieszenia?
Jeśli Twoi pracownicy normalnie świadczą pracę, proces zawieszenia wymaga odpowiedniego zaplanowania. Nie możesz zamknąć biura z dnia na dzień.
-
Komunikacja to podstawa: Poinformuj zespół o swoich planach z odpowiednim wyprzedzeniem. Wyjaśnij powody – szczerość buduje zaufanie, a byli pracownicy mogą okazać się kluczowi, gdy zdecydujesz się wznowić działalność.
-
Wypowiedzenia: Musisz rozwiązać umowy o pracę zgodnie z przepisami. Wypowiedzenie musi mieć formę pisemną i zawierać pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy. Jeśli rozwiązujesz umowę na czas określony lub nieokreślony z przyczyn leżących po stronie zakładu pracy, precyzyjnie wskaż powód (czyli likwidację stanowisk w związku z planowanym zawieszeniem/zamknięciem).
-
Rozliczenia końcowe: Wydaj świadectwa pracy w dniu rozwiązania umowy i wypłać ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Firma w “zamrażarce” – formalności w CEIDG i ZUS
Gdy formalności kadrowe masz już za sobą (lub gdy korzystasz ze wspomnianego wyżej wyjątku), samo zawieszenie jest bardzo proste.
Złożenie wniosku CEIDG-1 jest całkowicie bezpłatne. Możesz to zrobić online (przez Profil Zaufany), listownie lub osobiście w urzędzie. Co dzieje się dalej?
-
ZUS: Urząd sam przesyła informację do ZUS. Od momentu zawieszenia nie masz obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (pamiętaj tylko, że jeśli zawieszasz firmę w połowie miesiąca, za ten miesiąc składkę zdrowotną płacisz proporcjonalnie, a społeczną tylko za dni aktywności).
-
VAT i Podatki: W trakcie pełnych miesięcy zawieszenia nie składasz deklaracji VAT ani nie płacisz zaliczek na podatek dochodowy. Wyjątkiem są sytuacje, gdy np. sprzedajesz środek trwały (firmowe auto) – wtedy ten przychód musisz opodatkować i wykazać.
Ważne: Zawieszenie działalności JDG może obecnie trwać na czas nieoznaczony (kiedyś były to maksymalnie 24 miesiące). Minimalny czas to z kolei 30 dni.
Wielki powrót – o czym pamiętać przy wznawianiu?
Kiedy zdecydujesz, że czas wracać na rynek, składasz wniosek o wznowienie działalności w CEIDG. Jeśli w trakcie zawieszenia korzystałeś z wyjątku (pracownicy na urlopach macierzyńskich/wychowawczych), to z dniem wznowienia Twoja firma znów staje się w pełni aktywnym pracodawcą.
Musisz upewnić się, że warunki zatrudnienia są aktualne (np. czy w międzyczasie nie wzrosła płaca minimalna) i zadbać o legalność powrotu zespołu do pracy (np. aktualne badania lekarskie, jeśli minęła ich ważność).
Szybkie Q&A: Zawieszenie działalności a pracownicy
Na koniec przygotowałam dla Ciebie pigułkę wiedzy. Zobacz, o co najczęściej pytają klienci mojego biura rachunkowego.
Q: Czy mogę zawiesić działalność, jeśli zatrudniam ludzi tylko na umowę zlecenie lub o dzieło? A: Tak! Zakaz zawieszania firmy dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy (umowa o pracę). Osoby na zleceniach nie blokują Ci tej możliwości, jednak oczywiście musisz się z nimi wcześniej rozliczyć lub odpowiednio wypowiedzieć umowy cywilnoprawne.
Q: Co się dzieje, gdy złożę wniosek o zawieszenie, a zapomnę wyrejestrować pracownika w ZUS? A: System ZUS wykaże błąd. Nie możesz skutecznie uciec od płacenia składek, dopóki w systemie widnieją aktywni pracownicy z kodem pracowniczym. Musisz najpierw złożyć druk ZUS ZWUA dla zwalnianych osób.
Q: Czy w trakcie zawieszenia mogę podpisywać nowe umowy z kontrahentami? A: Nie. Zgodnie z prawem, w okresie zawieszenia nie wolno Ci wykonywać bieżącej działalności operacyjnej ani osiągać z niej przychodów. Możesz jedynie wykonywać czynności niezbędne do zabezpieczenia źródła przychodów (np. opłacać czynsz za pusty lokal, spłacać leasing maszyny) oraz regulować stare zobowiązania.
Księgowość nie musi być straszna!
Relacja na linii zawieszenie działalności a pracownicy wymaga ostrożności i strategicznego planowania. Jeden błąd kadrowy może kosztować Cię wynagrodzenia postojowe lub kary z Inspekcji Pracy. W Biurze Finansowy Partner pomagamy ułożyć ten proces tak, abyś mógł spokojnie “zamrozić” firmę i wrócić ze zdwojoną siłą, gdy tylko nadejdzie odpowiedni moment. Potrzebujesz pomocy z dokumentami? Zapraszam do kontaktu!